Whistleblowerpolitik for FIRMANAVN

Indledning

I FIRMANAVN ønsker vi at have en åben virksomhedskultur, hvor alle kan stå frit frem og indberette mistanke om brud på firmapolitikker, mulige ulovligheder eller uetisk adfærd. Det gælder uanset, om sagen drejer sig om medarbejdere, ledelse, leverandører, kunder eller andre med tilknytning til FIRMANAVN.

Medarbejdere er ofte de første til at opdage uregelmæssigheder eller uetisk adfærd på arbejdspladsen. Ethvert problematisk forhold bør som udgangspunkt indberettes til nærmeste leder, eller såfremt dette ikke er hensigtsmæssigt, til direktionen. For andre med tilknytning til FIRMANAVN bør indberetning ske til direktionen. Vi anerkender dog, at det af loyalitetshensyn, frygt for repressalier eller andre personlige grunde kan være vanskeligt at gå videre med oplysninger eller mistanke om uregelmæssigheder eller problematiske forhold, som vedrører kolleger, ledelse eller samarbejdspartnere. Men det da er af afgørende vigtighed for FIRMANAVN, at alle sådanne forhold kommer frem i lyset, har vi etableret vores whistleblowerordning, som drives af Beierholm.

I whistleblowerordningen kan medarbejdere og andre interessenter, som er i god tro, foretage anonym og fortrolig indberetning om alvorlige eller problematiske forhold, herunder lovbrud og forhold som kan påføre FIRMANAVN et økonomisk tab eller skade FIRMANAVNs omdømme.

Ordningen betyder, at medarbejdere, bestyrelsesmedlemmer, kunder, leverandører og øvrige interessenter kan foretage fortrolig og anonym indberetning i tilfælde af begrundet mistanke om alvorlige og kritisable forhold eller ulovligheder. Ordningen sikrer, at sådanne indberetninger behandles seriøst og på passende vis, og giver tryghed for, at enhver person, der i god tro indberetter en alvorlig mistanke, vil være beskyttet mod repressalier.

Formålet med denne whistleblowerpolitik er at forklare, hvordan whistleblowerordningen fungerer, herunder hvordan indberetning via ordningen kan ske og hvilke forhold, der kan indberettes.

Hvem kan indberette?

Indberetninger kan indgives af alle med tilknytning til FIRMANAVN, herunder (men ikke begrænset til) medarbejdere, leverandører, kunder, aktionærer, samarbejdspartnere mv.

Hvem kan indberettes?

Der kan indberettes om forhold, hvori medarbejdere, ledelse, bestyrelse og andre interessenter med tilknytning til FIRMANAVN er involveret i aktiviteter med direkte relation til FIRMANAVN.

Hvilke forhold kan indberettes?

Whistleblowerordningen kan kun bruges til at indberette om mistanke om alvorlige, potentielle brud på FIRMANAVNs interne firmapolitikker og lovgivningen. Forhold som for eksempel utilfredshed med løn eller samarbejdsproblemer med enkeltpersoner kan ikke indberettes via whistleblowerordningen.

Forhold, der kan indberettes via whistleblowerordningen, er for eksempel oplysninger om:

• Økonomisk kriminalitet:

o Underslæb, tyveri, korruption, bestikkelse, bedrageri, svig, uregelmæssigheder vedrørende regnskabsføring og revision.

• Svindel:

o Dokumentfalsk, afgivelse af urigtige eller vildledende oplysninger til offentlige myndigheder, misbrug af intern viden.

• Magtmisbrug og overgreb:

o Interessekonflikter, afpresning, fysisk eller psykisk vold, seksuelle krænkelser, mobning, chikane.

• Miljø og sikkerhed:

o Forurening, overtrædelse af miljøregler, ulovlig dumping af affald

Denne liste er kun eksempler. Hvis der er tvivl, om en observation skal indberettes eller ej, så opfordrer vi til at det gøres. Alle henvendelser besvares og behandles efter lovgivningen.

Hvem behandler indberetninger?

Indberetninger modtages af uvildige sagsbehandlere hos Beierholm. Efter deres vurdering kan sagen blive afvist, den kan blive sendt videre til behandling internt i FIRMANAVN, eller den kan blive overdraget til juridisk undersøgelse eller undersøgelse hos revisor. I særligt grove tilfælde kan der ske politianmeldelse. I afsnittet ”Hvordan behandles indberetninger” er angivet præcis hvordan indberetninger håndteres, og hvilke personer i FIRMANAVN, som kan blive inddraget i den interne behandling.

Hvordan indberetter man?

Indberetning sker via en sikker og krypteret hjemmeside, som du finder her: LINK_TIL_WEBSIDE. Siden kan tilgås fra PC, smartphone og øvrige netopkoblede enheder. For yderligere sikkerhed opfordres indberettere til at undgå at benytte FIRMANAVNs egne netværk til at foretage indberetningen. Benyt i stedet hjemmecomputer, privat telefon eller offentligt tilgængelige computere, fx på biblioteker. Der kan ikke foretages indberetninger på andre måder end den her beskrevne.

God tro

Alle indberetninger skal indgives i god tro. Det er vigtigt, at systemet ikke benyttes til beskyldninger, hvor der rettes mistanke mod uskyldige personer. Indberetninger foretaget i ond tro vil blive afvist, og kan få ansættelsesretslige konsekvenser for indberetteren.

IT-sikkerhed

Det system, som benyttes til at registrere indberetningerne, drives af Beierholm. Beierholm er et uafhængigt selskab og garanterer for sikkerheden. Beierholm har truffet de nødvendige tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at personoplysninger hæderligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at uvedkommende får kendskab til eller kan misbruge personoplysninger. Håndteringen af personoplysninger er underlagt strenge kontroller og procedurer. Systemet logger ikke IP-adresser, og al datatransmission og lagring af data sker krypteret. Det er alene den ansvarlige sagsbehandler, der har adgang til sagsbehandlingsdelen i systemet.

Hvis man indsender dokumenter eller billeder som dokumentation, skal man være opmærksom på, at disse kan indeholde metadata eller skjulte oplysninger, der kan kompromittere indberetterens identitet. Derfor bør man hvis muligt sikre sig, at eventuelle kompromitterende metadata eller oplysninger er fjernet fra et dokument, før det indsendes. Beierholm kontrollerer alle dokumenter og billeder og fjerner alle data, som kan identificere afsenderen, inden dokumenter og billeder eventuelt videregives til andre i forbindelse med sagens behandling.

Hvordan behandles indberetningerne?

Når en indberetning modtages, foretages en indledende undersøgelse af uvildige sagsbehandlere hos Beierholm. Efter deres vurdering vil der herefter ske et af følgende:

1. Hvis indberetningen omhandler interne forhold, vil indberetningen blive overgivet til relevante personer i FIRMANAVN til videre, intern behandling. I bilag 1 kan du se præcis hvem der kan blive inddraget i håndteringen af sagen og få kendskab til indberetningens indhold.

2. Hvis en af de oplistede i bilag 1 er nævnt i indberetningen, vil sagen i stedet blive overgivet til næste, højere ledelsesniveau. Hvis et sådant ikke findes, vil sagen blive overgivet til den ansvarlige for virksomhedens whistleblowerordning, eller, hvis der er tale om lovbrud, de relevante myndigheder.

3. Hvis indberetningen er af alvorlig karakter eller omhandler potentielle lovbrud, kan sagen efter Beierholms indstilling og FIRMANAVNS godkendelse sendes til yderligere juridisk vurdering. Beierholm tilbyder kontakt til relevante, juridiske rådgivere hvis det ønskes. Alle omkostninger forbundet med juridisk rådgivning afholdes af FIRMANAVN.

4. Hvis indberetningen omhandler særligt grove forhold kan Beierholm skride til politianmeldelse.

5. Hvis Beierholm vurderer, at indberetningen ikke falder inden for rammerne af denne politik, er åbenlyst grundløs eller foretaget ved en fejl, vil indberetningen blive afvist. Indberetteren vil i sådanne tilfælde blive opfordret til at tage sagen op internt.

I alle tilfælde vil indberetteren blive informeret om sagens forløb og modtage tilbagemeldinger som defineret i lovgivningen. Der videregives ikke oplysninger fra Beierholm til andre end de nævnte under punkt 1 uden indberetterens accept. Dog kan dette tilsidesættes såfremt sagens karakter kræver øjeblikkelig handling. I dette tilfælde skal Beierholm skriftligt orientere indberetteren om videregivelsen og begrunde nødvendigheden.

Når sagen er afsluttet, slettes alle data om sagen fra Beierholms systemer.

Efterfølgende afklaring og indhentning af yderligere dokumentation

Når en indberetning oprettes, får indberetteren mulighed for at logge sig på en sikker postkasse og se, om sagsbehandleren har stillet yderligere spørgsmål til sagen eller efterspørger yderligere dokumentation. Eventuel efterfølgende dialog beror alene på indberetterens villighed til at logge på systemet og besvare sagsbehandlerens spørgsmål. Hvis der er behov for yderligere information eller dokumentation, og indberetteren ikke kontrollerer sin sikre postkasse og reagerer, vil sagen i mange tilfælde blive henlagt.

Fortrolighed og beskyttelse mod repressalier

Alle, der indberetter forhold i god tro, er beskyttet mod enhver form for repressalier. Ansatte i FIRMANAVN, som forsøger at udøve repressalier mod en indberetter, vil blive mødt med ansættelsesretslige sanktioner. Beierholm og FIRMANAVN vil i videst muligt omfang behandle indberetningen fortroligt og til minimal ulempe for FIRMANAVNs drift.

Oplysning om registreringen til den indberettede person

Beierholm er forpligtet til at give den person, der indberettes om, oplysning om det indberettede forhold. Der vil i hver enkelt situation blive foretaget en konkret vurdering af, hvornår denne meddelelse kan videregives, så meddelelsen ikke kan få konsekvenser for undersøgelsen af det indberettede forhold eller indsamlingen af bevismateriale. Der bliver ikke givet oplysning om, hvem der har foretaget indberetningen, heller ikke hvis indberetteren har valgt at oplyse sin identitet.

Spørgsmål

Alle spørgsmål om whistleblowerordningen kan rettes til Beierholm på adressen whistleblower@beierholm.dk. Kontaktperson i FIRMANAVN er [NAVN, TITEL OG KONTAKTINFO PÅ KONTAKTPERSON].